佛山市顺德区燃气具商会会议管理制度

佛山市顺德区燃气具商会

会议管理制度

       第一条 会议是商会工作的主要方式，为规范本会的会议组织工作，保障会议达到效果，依据《广东省行业协会条例》和《佛山市顺德区燃气具商会章程》制定本制度。

　　第二条 商会的会议分为例行会议和专题会议两大类别。例行会议是指商会章程及相关管理制度中规定的定期会议。包括：会员大会、理事会、常务理事会、技术委员会年度会议等；专题会议是指为处理商会特殊事务而举行的主题性会议，包括：标准评审会、产品技术研讨/推广会、主题交流会议、理事会和或常务理事会成员提议临时召开的专题会议等。具体见附件《顺德燃气具商会会议类别》。

       第三条 商会秘书处为商会会议的归口管理机构。负责会议统筹、与会议召集或主持人商榷会议议题、制发会议通知、进行会议记录、起草会议纪要、跟进会议决议的执行情况等。

       第四条 商会理事会或常务理事会负责会议决议执行情况的考核。

       第五条 会议通知制发的要求。

       定期会议：商会秘书处按照商会章程的要求，收集定期会议的议题和相关资料，交由商会会长和或会议主持人确认后，拟定会议通知并在商会网站上告示，同时通过商会的短信平台发出召开会议的提示信息。

       专题会议：商会秘书处接收召开会议的要求，与会议召集人和或会议主持人确认议题和相关资料，及参会人员名单后，制发会议通知，并短信提醒参会人员准时参会。

       第六条 会议进行的要求。

      （一）商会的定期会议，原则上由理事会、监事会成员单位代表本人参会。若本人因故确实不能参加，须在会前告知秘书处授权代为参加的人员情况，但必须提交议题意见。否则，按无故缺席会议论。

      （二）与会人员一般应提前10分钟到会并签到，保证会议准时召开。

      （三）开始时，会议主持人应向到会人员报告参会人出席情况。

      （四）发言内容务请言简意赅，每人会议发言时间应控制在10分钟内。

      （五）发言内容就事论事，勿进行人身攻击。

      （六）会议按通知时间准时召开，会议期间通信设备调至无声。会议期间，因业务需要必须接听的电话需在会场外接听，不得因接听电话干扰会议正常秩序。

      （七）会议讨论的议题必须有结果，并不能议而不决。定期会议的决议由商会会长和或会议主持人当场宣布；专题会议的决议由会议召集人和或会议主持人当场宣布。

       第七条 会议记录与纪要的要求。

       由秘书处草拟会议纪要，对于定期会议的会议纪要，须交由监事长、会长联审签批后通过商会网站向会员公布；对于专题会议的会议纪要，须交由监事长、会议召集人联审签批确认纪要内容和发放范围后，文件必须定向发放。

       第八条 会议管理流程：

       秘书处接收召开会议要求——秘书处发出会议通知和会议议题资料——秘书处确认参会人员——参会人员到会讨论议题——秘书处整理会议纪要发往监事长、会长（和或会议召集人）联审、签批——挂网抄送全体会员（和或定向发放）——会长/监事长监督会议决议事项的执行情况。

第九条 本制度经2012年6月5日一届理事会换届大会审议通过后生效，由理事会解释。